Le Défi

Sans logiciel pour les aider, les collaborateurs de SJL Location avaient du mal à gérer les demandes de location de leurs clients. Après l’ouverture d’une deuxième agence, il devenait de plus en plus difficile de maitriser la disponibilité de l’équipement, en particulier celui qui était dans le parc de l’autre agence. La décision fut prise de rechercher une solution informatique qui permette d’offrir un service plus professionnel aux clients et de faciliter le travail des employés.

La Solution

L’application MCS-rm est utilisée par 11 personnes sur les 4 agences de SJL et elle leur permet d’avoir une bonne visibilité sur le parc de location et de gérer tous leurs processus : devis, contrats, livraisons, atelier et facturation.

Pourquoi avez-vous choisi MCS?

Nous avons porté notre choix sur MCS-rm pour deux raisons. D’abord la solution est basée sous Windows, qui est un environnement que nous utilisions déjà et qui était donc familier. Deuxièmement, la direction avait un impératif, qui était de continuer à utiliser notre logiciel de comptabilité Sage et ceci était possible grâce à l’intégration entre MCS-rm et Sage compta.

Centralisation des Données

Nous sommes non seulement plus réactifs à la demande du client mais le système nous permet un meilleur contrôle sur notre parc. Nous savons exactement où se trouve notre matériel, ce qui a fait une grosse différence. Toutes les coordonnées clients sont regroupées sur la même fiche et les informations produits sont accessibles par tous, ce qui nous permet de travailler plus efficacement.

Simplicité de Facturation

Avant l’informatisation, avec Sage, il nous fallait reprendre tous les contrats et ressaisir toutes les données pour préparer les factures. Le processus automatisé prend beaucoup moins de temps : il nous faillait 4 jours pour 2 agences, alors que maintenant il nous faut 3 jours pour 4 agences.

Analyse des Résultats

Un rapport permet de déterminer la rentabilité par agence. Chaque agence gère son parc indépendamment et achète ses propres machines. On peut analyser les transferts effectués entre les agences et déterminer quelle agence a besoin d’investir dans quelle machine. Un autre rapport permet de calculer le chiffre d’affaires sur tous les matériels roulants immatriculés, ce qui permet à notre assurance de calculer notre prime au plus juste.

Le Futur

Pour être encore plus efficace, nous pensons installer la dématérialisation des factures, qui nous permettra de raccourcir encore plus le temps de facturation de fin de mois, de répondre à la demande de certains clients et d’économiser sur les frais d’impression et d’envoi physique de factures.

Les Avantages

Depuis qu'ils utilisent MCS-rm, les collaborateurs de SJL peuvent :

• Préparer les devis et contrats de location très rapidement en choisissant les articles déjà répertoriés.
• Suivre les livraisons et les retours de matériel et éviter les oublis de facturation.
• Continuer à travailler normalement à la fin du mois sans avoir besoin de passer beaucoup de temps sur la préparation des factures.
• Suivre les contrôles techniques et les maintenances préventives pour ne pas les oublier en utilisant les alertes automatiques.
• Donner aux clients un document qui prouve que les contrôles techniques d’une machine ont bien été effectués.
• Extraire le résumé de ce qu’a couté chaque machine en entretien et réparation.