Chaudières Location

Avantages clés

• Gain de temps important et efficacité dans tous les processus.
• Outil de communication entre les collaborateurs pour les dossiers clients.
• Bonne visibilité sur l’état du parc et accès rapide sur la durée des contrats.
• Export automatique des factures via l’intégration comptable.

L’Entreprise

Face aux enjeux climatiques actuels, Chaudières Location a l’ambition de réinventer la chaleur avec des solutions innovantes et performantes tout en respectant les hommes et l’environnement. Chaudières Location est spécialisée en location B2B de chaudières mobiles sur-mesure, de chaufferies temporaires et de chaudières industrielles. Elles sont utilisées le temps nécessaire, ni plus ni moins, lors de besoins de chauffage et/ou de production d’eau chaude sanitaire. Les équipes interviennent soit pour des projets planifiés (ex. : événementiel, BTP, process industriel…) soit en urgence lors d’une panne inattendue. Les chaudières sont vérifiées avant chaque location pour limiter l’émission de gaz à effet de serre et assurer la satisfaction des clients.

Le Défi

Chaudières Location connait une croissance continue depuis sa création en 2013. Au départ, les collaborateurs utilisaient un fichier Excel sophistiqué ; une gestion qui a très vite montré ses limites. Ils ont donc cherché une solution de gestion adaptée à leur métier pour gérer efficacement la relation client avec devis, contrat, facturation, … et le suivi du parc matériel.

La Solution

Suite à une démonstration du logiciel de location MCS-rm, dédié à la gestion de la location, la solution cochait toutes les cases. Elle a donc été sélectionnée pour gérer tous leur processus de location. 

Efficacité

« L’installation du logiciel MCS-rm nous a permis un gain de productivité de 60 à 70% sur l’ensemble du processus de location.  Le logiciel nous a aidé à mieux gérer notre temps face à l’augmentation de notre activité et à être plus efficaces dans notre back office. Nous faisons 3 fois plus de contrats et cela aurait été hyper compliqué de gérer avec Excel. »

Gain de temps

« Le logiciel nous permet de gagner du temps avec les données clients disponibles dans le système. Nous n’avons pas besoin de les saisir : il suffit de cliquer sur le nom du client au moment de la préparation du devis, ensuite, toutes les informations sont répliquées dans les autres documents (contrat, fiche de livraison, fiche de retour, facture, etc.). Avec Excel, nous n’aurions jamais pu gérer les centaines de contrats que l’on gère aujourd’hui tous les mois. »

Notion de pack

« La notion de pack représente un gain d’efficacité très appréciable. Quand on choisit une référence d’un de nos matériels sur un devis, une liste de tous les accessoires que l’on peut proposer en supplément s’affiche et il suffit de cocher les articles que l’on veut inclure dans le devis. Avant, il fallait d’abord savoir quel matériel proposer et retaper les articles ligne par ligne, ce qui prenait énormément de temps. »

Grilles tarifaires

« Les grilles tarifaires intégrées au logiciel permettent de gérer les différents niveaux de remise clients qui s’appliquent en fonction de la typologie du client. Sans ce logiciel, il fallait entrer le niveau de remise à la main, nous gagnons donc en efficacité.  »

Outil de communication

« Nous utilisons MCS-rm pour communiquer entre collaborateurs. Nous pouvons laisser des notes centralisées sur le contrat. Par exemple, nous y mettons les détails de la demande du client : la puissance, la température demandée, ce qui aide à valider le contrat au moment voulu. Nous précisons si le transport est commandé pour que le collègue en charge de l’expédition, dispose de l’ensemble des informations relatives à la livraison. »

Avantage du Cloud 

« Le modèle Cloud est un choix indéniable qui nous va très bien. Nos données sont hébergées chez MCS et nous y avons accès à distance partout. Notre métier est d’apporter de la chaleur aux gens et non pas de gérer la maintenance d’un serveur. »

Implémentation

« Avec une bonne compréhension de notre besoin, l’équipe d’implémentation a été très présente pour nous aider à mettre en place le logiciel. Nous nous sommes mis la pression nous-mêmes de le faire en 3 mois et nous avons réussi. »

Le Futur

La prochaine étape de progression dans la digitalisation chez Chaudières Location sera la mise en place du module Atelier. Il permettra de saisir l’historique des chaudières pour ensuite pouvoir obtenir le coût réel de chaque matériel et sa rentabilité. Il sera également possible de programmer des rappels pour les révisions.

Les Avantages

Depuis qu’ils utilisent MCS-rm, les collaborateurs de Chaudières Location peuvent :

• Gérer 3 fois plus de contrats.
• Proposer automatiquement les accessoires qui correspondent à chaque chaudière.
• Appliquer la grille tarifaire qui correspond à chaque client sans avoir besoin de la calculer manuellement.