SES | Succesverhaal

Belangrijkste voordelen

Eén centraal systeem dat versnipperde, papieren processen vervangt
Realtime inzicht in voorraad en orderstatus voor alle afdelingen
Sneller reageren op klantvragen dankzij direct inzicht in beschikbaarheid
24 uur per dag toegang voor klanten tot handleidingen, certificaten en huurrapporten via het klantportaal
Minder administratief werk door automatische documenten, PDF’s en communicatie via e-mail
Betere samenwerking dankzij een gedeelde agenda en actuele orderinformatie

De uitdaging

SES is gespecialiseerd in de verhuur en inkoop van materieel en beschikt over jarenlange ervaring in de industrie. Het bedrijf levert een breed assortiment, waaronder mechanisch en elektrisch gereedschap, hijsmaterieel, rope access apparatuur en ander algemeen elektrisch gereedschap.

Voordat SES met verhuursoftware werkte, waren veel processen nog op papier. Afdelingen werkten grotendeels los van elkaar en hadden weinig inzicht in elkaars werkzaamheden. Offertes werden handmatig ingevoerd, uitgeprint, ondertekend en vervolgens per post naar klanten verstuurd.

“Voor MCS werkten we met versnipperde systemen. Afdelingen functioneerden los van elkaar en veel processen waren papiergebonden. Dat maakte het tijdrovend en soms ook chaotisch.”

Deze manier van werken kostte veel tijd en maakte het lastig om snel te reageren op klantvragen. In de verhuurbranche is snelheid juist cruciaal. Naarmate het bedrijf groeide, leidde het gebrek aan integratie tussen teams tot extra administratie en vertraagde processen.

De oplossing

SES koos voor MCS Rental Software om alle processen te centraliseren en de volledige organisatie vanuit één systeem te laten werken. Met MCS werken alle afdelingen nu vanuit dezelfde agenda en hebben zij toegang tot dezelfde actuele informatie. Van werkplaatsmedewerkers tot het logistieke team en de medewerkers op de verhuurbalie, iedereen kan realtime de voortgang en status van orders en materieel volgen.

“Nu werkt iedereen met dezelfde agenda en dezelfde informatie. Daardoor kunnen zowel de werkplaats als het logistieke team precies zien wat de status van een order is.”

Inkooporders, facturen en rapportages worden direct in het systeem aangemaakt. Deze documenten kunnen automatisch als PDF worden gegenereerd en per e-mail naar klanten worden verzonden, waardoor printen en versturen per post niet langer nodig is.

Sneller reageren, betere service

In een dynamische sector is het belangrijk om snel te kunnen reageren op klantvragen. Met MCS kan het team direct de beschikbaarheid van materieel controleren en binnen enkele minuten bevestigen wat er beschikbaar is.

Ook het online portaal draagt bij aan een betere service. Klanten hebben hier zelf toegang tot handleidingen, certificaten en wekelijkse huurrapporten.

“Klanten zijn veel tevredener omdat ze via het klantportaal zelf handleidingen, certificaten en huurrapporten kunnen bekijken. Ze kunnen die rapporten dagelijks opvragen en hebben altijd toegang tot de benodigde certificering.”

Doordat klanten deze informatie op elk moment kunnen opzoeken, ook buiten kantooruren, ontstaat er meer transparantie en flexibiliteit.

Een basis voor verdere groei

Sinds de implementatie van MCS heeft SES de verhuurprocessen aanzienlijk gestroomlijnd. De administratieve last is verminderd en de samenwerking tussen afdelingen is verbeterd. Wat voorheen een versnipperd en papierintensief proces was, is nu een centraal en efficiënt systeem.

Het systeem wordt in de hele organisatie gebruikt, van medewerkers in de werkplaats tot senior verhuurcoördinatoren. Dat laat zien hoe toegankelijk en gebruiksvriendelijk het platform is.

Door alle kernprocessen in één systeem te integreren, heeft SES een solide basis gelegd voor verdere groei, zonder concessies te doen aan service.

“MCS helpt ons absoluut om sneller te groeien als bedrijf. Het stroomlijnt processen, vermindert administratief werk en brengt alles samen op één plek.”