Klantverhaal: MTS Nationwide

Belangrijkste voordelen

• Efficiëntere verhuurprocessen dankzij slimme automatisering en tijdbesparende functies.
• Betere klantenservice door documenten direct digitaal te versturen.
• Proactieve meldingen over belangrijke vervaldata, waardoor tijdig actie kan worden ondernomen.
• Een betrouwbare softwarepartner die ondersteuning biedt bij implementatie en toekomstige groei.

De uitdaging

Al meer dan tien jaar werkte MTS Nationwide met een MCS Unix-systeem dat het verhuurbedrijf betrouwbaar ondersteunde. Naarmate de organisatie verder groeide, ontstond de behoefte aan een modernere oplossing die meer automatisering, betere rapportages en efficiëntere werkprocessen mogelijk maakte. Uiteindelijk koos MTS Nationwide voor MCS Rental Software als één geïntegreerd platform waarmee alle verhuurprocessen centraal beheerd konden worden.

De oplossing

Vandaag werken meer dan twintig medewerkers verspreid over drie vestigingen dagelijks met de verhuursoftware van MCS. Dankzij de moderne interface en geïntegreerde functies verlopen administratieve processen sneller en beschikken medewerkers altijd over actuele informatie.

Direct digitale kopiefacturen versturen

Waar het verstrekken van kopiefacturen voorheen een tijdrovend proces was, kunnen deze nu direct digitaal worden verzonden. Dit bespaart tijd en verhoogt de service richting klanten.

“We kunnen onze klanten een betere service bieden en tegelijkertijd papierwerk verminderen. Wanneer een klant een kopiefactuur nodig heeft, versturen we deze direct vanuit het systeem.”

Proactieve meldingen

MCS Rental Software bewaakt automatisch belangrijke vervaldata, zoals verzekeringen van klanten en keurings- en veiligheidscertificaten van materieel. Hierdoor kan het team op tijd actie ondernemen voordat problemen ontstaan.

“Dankzij realtime meldingen kunnen we sneller beslissingen nemen en potentiële problemen voorkomen.”

Eenvoudiger inhuurbeheer

Ook het verwerken van ingehuurd materieel is sterk vereenvoudigd. Door inkooporders direct te koppelen aan het verhuurcontract blijft inzicht bestaan in zowel de inkoopkosten als de opbrengsten van een verhuurorder.

“We kunnen de kosten van ingehuurd materieel eenvoudig koppelen aan de juiste verhuurovereenkomst. Daardoor houden we beter inzicht in onze marges.”

Rapportages

Met uitgebreide dashboards en rapportages beschikt het management over realtime inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren, zoals omzet, verhuuropbrengsten en de bezettingsgraad van het materieel.

“De rapportages geven ons snel toegang tot zowel managementinformatie als detailgegevens, waardoor we beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.”

CRM

Ook de commerciële afdeling profiteert van de software. Verkopers hebben onderweg toegang tot klantgegevens, offertes en verkoopkansen via de CRM-module. Hierdoor kunnen zij gerichter klanten benaderen.

Het resultaat

Met MCS Rental Software heeft MTS Nationwide verschillende bedrijfsprocessen verder geautomatiseerd en de efficiëntie binnen de organisatie verhoogd. Medewerkers beschikken over één centrale bron met klantinformatie, documenten en verhuurgegevens, terwijl management en verkoopteams altijd toegang hebben tot actuele informatie. Door administratieve werkzaamheden te verminderen en processen verder te digitaliseren, kan het bedrijf klanten sneller helpen en beter inspelen op nieuwe kansen.

“Het vervangen van onze software was geen beslissing die we licht hebben genomen. Dankzij de jarenlange samenwerking met MCS en hun gestructureerde implementatieaanpak verliep de overstap soepel en met minimale risico’s.”

Belangrijkste resultaten

• Sneller digitaal versturen van kopiefacturen.
• Minder handmatige administratieve werkzaamheden.
• Eén centraal klantdossier met alle communicatie en geschiedenis.
• Digitale opslag van documenten voor snelle toegang.
• Eenvoudiger beheer van inhuur en inkooporders.
• Realtime managementrapportages en statistieken.