Dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Denk aan apparatuur waarvan de locatie niet duidelijk is, onderhoud dat ingepland moet worden of spoedbestellingen die tussendoor komen. Met de juiste verhuursoftware houd je meer overzicht en kun je veel van deze dagelijkse uitdagingen eenvoudiger aanpakken. We zetten vijf veelvoorkomende knelpunten op een rij.

1. Geen goed overzicht van de locatie en beschikbaarheid van materieel

Bij de verhuur van medische apparatuur, zoals bedden, tilliften, monitoren, hulpmiddelen en infuuspompen, is het belangrijk om precies te weten waar materieel zich bevindt en of het beschikbaar is. Zonder actueel overzicht kost het medewerkers veel tijd om de status van apparatuur te controleren. Dat gebeurt bijvoorbeeld via telefoontjes, losse overzichten of handmatige controles in het magazijn.

Wat zijn de gevolgen?

• Leveringen lopen vertraging op.
• Beschikbaar materieel blijft onbenut.
• Apparatuur wordt dubbel ingepland.
• Medewerkers zijn meer tijd kwijt aan zoekwerk.
• Klanten moeten langer wachten op hun bestelling.

Hoe los je dit op?

Met een verhuursoftwarepakket houd je op één plek bij waar materieel zich bevindt, wat de status is en wanneer het weer beschikbaar komt. Met barcodes, QR-codes en updates via mobiele apparaten kunnen medewerkers gegevens direct vastleggen. Zo is er minder tijd nodig om materieel te zoeken en kan beter worden bepaald welke apparatuur beschikbaar is voor een volgende verhuur.

2. Onderhoud, reiniging en keuringen bijhouden

Medische apparatuur kan na retour niet altijd direct opnieuw worden verhuurd. Afhankelijk van het type apparatuur en de geldende voorschriften kan eerst reiniging, onderhoud, een test of een inspectie nodig zijn. Wanneer deze werkzaamheden handmatig worden bijgehouden, bestaat het risico dat controles worden vergeten of dat niet duidelijk is of apparatuur alweer verhuurklaar is. Dat zorgt voor extra werk en kan de planning in de weg zitten.

Wat zijn de gevolgen?

• Meer risico op gemiste controles of verlopen certificaten.
• Extra administratie voor de werkplaats en andere medewerkers.
• Onduidelijkheid over de verhuurstatus van materieel.
• Vertraging bij het opnieuw beschikbaar maken van apparatuur.
• Minder vertrouwen bij klanten wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Hoe los je dit op?

Met verhuursoftware kunnen onderhouds-, inspectie- en reinigingswerkzaamheden worden ingepland en opgevolgd. Bij retour kan bijvoorbeeld een werkorder worden aangemaakt, zodat duidelijk is welke werkzaamheden nog nodig zijn.

Informatie over uitgevoerde controles, certificaten en gepland onderhoud wordt centraal vastgelegd. Ook kan materieel dat nog niet klaar is voor verhuur worden geblokkeerd, zodat het niet per ongeluk opnieuw wordt ingepland. Met onderhoudsbeheer houd je zo beter grip op de status van het materieel en de werkzaamheden die nog moeten gebeuren.

3. Spoedbestellingen en wijzigingen op het laatste moment

De vraag naar medische apparatuur kan onverwacht veranderen. Een ziekenhuis, zorginstelling, kliniek of particuliere klant heeft bijvoorbeeld met spoed extra apparatuur nodig. Of een bestelling moet op het laatste moment worden aangepast. Dat vraagt om een goede afstemming tussen de verkoop, planning, het magazijn, de transportafdeling en de administratie. Wanneer iedere afdeling met eigen overzichten of systemen werkt, is het lastiger om wijzigingen snel en correct door te voeren.

Wat zijn de gevolgen?

• Verkeerde apparatuur wordt klaargezet of geleverd.
• Leveringen en retouren lopen vertraging op.
• Medewerkers werken met verschillende informatie.
• Dezelfde gegevens moeten op meerdere plekken worden aangepast.
• Klanten worden niet altijd op tijd geïnformeerd over wijzigingen.

Hoe los je dit op?

Met een geïntegreerd verhuursoftwarepakket beheer je het verhuurproces vanuit één systeem. Van offerte en bestelling tot beschikbaarheid, transport, uitlevering en retour: de verschillende stappen sluiten op elkaar aan. Wijzigingen zijn daardoor beter te volgen en relevante informatie is beschikbaar voor de medewerkers die ermee werken. Zo kan het team sneller reageren op veranderingen en blijft er meer overzicht, ook wanneer de planning tussendoor wijzigt. Meer weten over software voor de verhuur van medische apparatuur? Bekijk onze oplossingen voor gespecialiseerde verhuurbedrijven.

4. Ingewikkelde verhuurprijzen en facturatie

Niet iedere verhuur van medische apparatuur verloopt volgens dezelfde afspraken. Apparatuur kan per dag, week of maand worden verhuurd, maar ook voor langere perioden. Daarnaast kunnen kosten voor transport, verbruiksartikelen, onderhoud of schade van toepassing zijn.

Wanneer deze afspraken handmatig worden bijgehouden, is het lastiger om alle kosten correct te verwerken. Ook wijzigingen in de huurperiode, verlengingen en retourmeldingen moeten op tijd worden doorgegeven aan de administratie.

Wat zijn de gevolgen?

• Verhuurkosten worden niet volledig doorberekend.
• Facturen bevatten fouten of komen te laat.
• Er ontstaan vragen of discussies over facturen.
• De maandafsluiting kost meer tijd.
• Het is lastiger om inzicht te houden in de opbrengsten.

Hoe los je dit op?

Met verhuursoftware kunnen huurperioden, contractprijzen en aanvullende kosten volgens de gemaakte afspraken worden verwerkt. Ook verlengingen, retourmeldingen en terugkerende facturatie kunnen in het proces worden meegenomen. Daardoor hoeft minder informatie handmatig te worden overgenomen en wordt de kans kleiner dat verhuurkosten over het hoofd worden gezien. De administratie beschikt bovendien over een beter overzicht van lopende contracten en de bijbehorende facturatie.

5. Gebrekkige communicatie tussen kantoor, magazijn, chauffeurs en monteurs

Een soepel verhuurproces vraagt om goede samenwerking tussen verschillende afdelingen. Het kantoor moet weten welke apparatuur beschikbaar is, het magazijn moet de juiste bestelling kunnen klaarzetten en chauffeurs moeten beschikken over de juiste aflever- en ophaalgegevens. Monteurs moeten op hun beurt weten welke apparatuur onderhoud of reparatie nodig heeft.

Wanneer informatie via e-mails, telefoontjes, papieren formulieren of verschillende systemen wordt gedeeld, kan er gemakkelijk iets misgaan.

Wat zijn de gevolgen?

• Medewerkers moeten regelmatig achter informatie aan.
• Bestellingen worden niet correct klaargezet of afgeleverd.
• Onderhoud en reparaties lopen vertraging op.
• Het is niet altijd duidelijk wie welke actie moet uitvoeren.
• Klanten ervaren onnodige vertraging of onduidelijkheid.

Hoe los je dit op?

Met mobiele verhuursoftware en cloudsoftware kunnen medewerkers op verschillende locaties met dezelfde actuele informatie werken. Chauffeurs kunnen bijvoorbeeld afleveringen en retouren direct registreren, foto’s toevoegen en een handtekening vastleggen. Ook kunnen medewerkers materieel scannen en werkbonnen of onderhoudsgegevens bijwerken. Zo zijn updates sneller beschikbaar voor collega’s op kantoor en in het magazijn. Dat vermindert de kans op misverstanden en helpt om werkzaamheden beter op elkaar af te stemmen.

Meer overzicht en grip op het verhuurproces

Bij de verhuur van medische apparatuur zijn een goede planning, betrouwbare informatie en duidelijke werkprocessen onmisbaar. Tegelijkertijd kunnen handmatige controles en losse systemen veel tijd kosten.

Met de juiste verhuursoftware houd je beter overzicht over de locatie en beschikbaarheid van materieel, plan je onderhoud en controles efficiënter in en stroomlijn je de administratie. Ook kunnen medewerkers makkelijker samenwerken doordat informatie op één plek beschikbaar is.

MCS Rental Software ondersteunt verhuurbedrijven bij het beheren van het volledige verhuurproces: van aanvraag en contractbeheer tot materieelbeheer, transport, onderhoud, facturatie en rapportages.

Benieuwd hoe MCS kan helpen om het verhuurproces van medische apparatuur efficiënter in te richten? Neem contact op met MCS Rental Software en ontdek welke mogelijkheden er zijn voor jouw verhuurbedrijf.