SGB Hire

De uitdaging

Toen SGB ontdekte dat zijn bestaande verhuursoftwareoplossing niet meer ondersteund zou worden, realiseerde het bedrijf zich dat het iets moderners moest vinden dat tegemoet kon komen aan zijn diverse activiteiten. Het management team wilde welgeïnformeerde zakelijke beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens die hen in staat zou stellen het bedrijf te laten groeien, iets waar het vroegere systeem niet toe in staat was.   

De oplossing

SGB wilde dat de juiste beslissing bij de keuze van de nieuwe verhuursoftware-oplossing gemaakt werd en vroeg daarom om aanbevelingen van bestaande leveranciers en andere verhuurbedrijven. Na ontvangst van een lovende recensie over MCS -rm, nam SGB contact op met MCS. Na een demo van de software wist het bedrijf dat MCS aan zijn eisen voldeed en zijn plannen voor toekomstige groei zou kunnen faciliteren.

MCS-rm

MCS-rm heeft ons bedrijf getransformeerd door het geven van een grotere mate van transparantie over onze SGB Kanaaleilanden filialen. Als gevolg hiervan hebben we nu een gestandaardiseerde prijsstructuur en een verbeterde zichtbaarheid van activa en verkoopactiviteiten in het hele bedrijf, wat betekent dat we niet langer offertes maken die concurreren met depots in ons eigen netwerk.

Toewijzingsgrafiek

De toewijzingsgrafiek is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor het bedrijf. Het stelt onze werknemers in staat om meer zelfvoorzienend te zijn doordat ze dankzij dit hulpmiddel precies weten waar de apparatuur zich precies bevindt en wanneer het weer op voorraad zal zijn. Deze mate van zichtbaarheid zorgt ervoor dat we onze activa veel beter kunnen benutten.

De toewijzingsgrafiek heeft ook bijgedragen aan het verminderen van papierwerk omdat alles nu is gedigitaliseerd. Dit heeft de klantervaring en de reputatie van het bedrijf verbeterd, aangezien bestellingen nu elektronisch worden geregistreerd in plaats van op stukjes papier.

Documentbeheer

Documentbeheer heeft een revolutie in ons bedrijf teweeggebracht. Voorheen werd alles op papier geschreven. Dit papier nam veel kostbare kantoorruimte in beslag en zorgde ervoor dat documenten moeilijk te vinden waren. Nu wordt alles veilig opgeslagen in MCS-rm. Iedereen heeft op elk moment toegang tot de documenten.

Ook onze corporate branding is aanzienlijk verbeterd. Voorheen had elk filiaal haar eigen sjablonen voor documenten. Nu is er één sjabloon die elke vestiging gebruikt. Mocht er een wijziging moeten worden gemaakt, kan het sjabloon worden aangepast in MCS-rm waarna het direct beschikbaar is voor iedereen, ongeacht locatie. Dit zorgt voor consistentie van ons merk.

Facturering

Facturering is een onderdeel van het bedrijf dat dankzij MCS-rm drastisch ten goede is veranderd. Voorheen besteedden we duizenden euro’s in tijd per jaar aan factureren. Nu kunnen we facturen maken en verzenden met één klik op een knop.

We werken nu ook efficiënter aangezien we voorafgaand aan het gebruik van MCS-rm iemand dagelijks de helft van zijn dag besteedde aan het creëren en handmatig verzenden van de facturen. Deze persoon kan zijn tijd nu aan andere taken besteden.

Gesplitste Leveringen  

De functie voor gesplitste leveringen die beschikbaar is in MCS-rm is als een droom die uitkomt voor SGB. We kunnen nu nauwkeurig vastleggen welke activa zijn verzonden, wanneer ze zijn geretourneerd en wat er op een bepaald moment nog aanwezig is. Voordat we MCS-rm gebruikten, wisten we vanwege de omvang van diverse leveringen en ophalingen nooit zeker of datgene wat we opgehaald hadden hetzelfde was als wat we geleverd hadden. Dit zorgde ervoor dat materialen gemakkelijk verloren gingen, wat werd afgeschreven als bedrijfskosten. Doordat MCS-rm gesplitste leveringen van begin tot eind kan beheren en bijhouden, gebeurt dit niet meer, wat fantastisch is voor ons bedrijf.

Rapporteren

De data-analyse die mogelijk is met de MCS software, heeft een enorme, positieve impact gehad op het bedrijf. Het heeft ons in staat gesteld om bedrijfskritische beslissingen te nemen. We kunnen nu zien hoe winstgevend onze verschillende activa in het hele bedrijf zijn, waardoor we meer kunnen investeren in de winstgevendere activa en onze klanten precies datgene aan kunnen bieden wat zij willen. Dit brengt een enorme financiële besparing en efficiëntieslag met zich mee en zal het bedrijf helpen groeien.

Implementatie

We waren erg blij met hoe het implementatieproces is verlopen. We konden MCS-rm relatief eenvoudig met ons financiële systeem integreren. Dubbele gegevensinvoer was niet meer nodig, wat ons tijd bespaart en foutgevoeligheid reduceert. De training die we kregen was geweldig. MCS nam de tijd en zorgde ervoor dat iedereen volledig begreep hoe het systeem werkt en hoe we er het beste uit kunnen halen. Daarnaast zijn ze altijd bereid ons met vragen te helpen.

Relatie

De steun die we van MCS hebben gekregen, was uitstekend. Het supportteam kon al onze vragen altijd beantwoorden en ze staan altijd klaar om ons te helpen. Het MCS-team is van onschatbare waarde geweest. Ze heeft ons niet alleen een langetermijnoplossing geboden, maar heeft ook voor een positieve culturele verandering in het hele bedrijf gezorgd door ons te verenigen.

Toekomst

Dankzij MCS-rm ziet onze toekomst er fantastisch uit. Het heeft ons ongetwijfeld in een betere positie gebracht voor enkele grote projecten op de Kanaaleilanden. Door de toegenomen efficiëntie en het vermogen om sneller te kunnen reageren op de behoeften van onze klanten, zullen we ons bedrijf kunnen laten groeien en nieuwe klanten kunnen aantrekken.

De voordelen

Sinds het gebruik van MCS-rm heeft SGB:

• De relatie met onze klanten, inclusief prijsstelling en zichtbaarheid van activa, enorm verbeterd door het synchroniseren van de bedrijvensprocessen op verschillende locaties.
• Het consistent uitdragen van ons merk over het hele bedrijf geconsolideerd door de sjablonen te standaardiseren.
• De zelfvoorzienbaarheid van personeel en het gebruik en de zichtbaarheid van activa verbeterd.
• Het vertrouwen en de loyaliteit van de klant doen toenemen, dankzij papierloos documentbeheer en accurate facturen.
• Belangrijke zakelijke beslissingen over de vloot en activa op basis van gegevens die beschikbaar zijn in MCS-rm genomen.