Fördelar:

  • Mindre tidskrävande administration, vilket ger mer tid för inkomstgenererande arbete.
  • Dubbelarbete undviks med mindre manuella processer.
  • Personalen har tillgång viktig information oavsett var de är.
  • Ingen mer förlorad utrustning ute på hyra.

Utmaningen

Trafalgar Hyrtält hade använt sitt dåvarande system i 7 år men kände att det var föråldrat och hindrade dem från tillväxt. De insåg att de behövde investera i ett modernare system för att effektivisera sina arbetsprocesser, så att verksamheten kunde växa och blomstra.

Lösningen

Trafalgar Hyrtält behövde en lösning som kunde växa med verksamheten och integreras med deras existerande ekonomisystem och Office 365. Det var viktigt för dem att systemet gav dem möjlighet att fokusera på sina kunder istället för tidskrävande administrativt arbete.

MCS i molnet

”Sedan vi bytte till MCS behöver vi inte längre oroa oss över att våra data är säkrad och att backups görs regelbundet. Vår personal har tillgång till samma data och dokument oavsett om de jobbar på olika depåer eller ute i fältet, vilket underlättar våra processer avsevärt.”

CRM

”MCS CRM-modul är en stor förbättring från vår tidigare lösning. Vi kan nu på ett enkelt sätt segmentera våra kunder, och göra anteckningar direkt i systemet. När det gäller fakturering är detta särskilt användbart, eftersom vi omedelbart vet vem vi behöver kontakta. Detta snabbar upp vår faktureringsprocess, vilket i sin tur ger mer tid för andra jobb.”

CRM Online

”Inom verksamheten har vi personal som jobbar på olika platser i fältet, och de har nu alla tillgång till den information de behöver på deras mobila enheter. Vi har på så sätt kunnat öka produktiviteten och effektiviteten för dessa anställda då de inte behöver kontakta kontoret, utan har tillgång till data som uppdateras i realtid oavsett var de är.”

Resursplaneraren för att schemalägga transporter

”Vi uppskattar den flexibilitet vi har i att kunna göra uppdateringar i systemet på distans. I evenemangsbranschen kan så mycket ändras i sista minuten så detta underlättar verkligen för oss . Med hjälp av Resursplaneraren kan vi göra justeringar i realtid, vi kan få leveransjobb signerade elektroniskt och lagra leveransbevisen i MCS-rm. Vi slipper pappersarbete, vilket även minskar omkostnaderna.”

Dokumenthantering   

”Säkerhetsrestriktionerna på vissa arbetsplatser gör att det ibland inte är möjligt att använda mobila enheter. Vid dessa tillfällen återgår vi till att batch-skanna våra undertecknade dokument som sedan automatiskt arkiveras i MCS-rm och länkas till relevant avtal. Det är en mycket enkel och smidig process. Vi behöver inte längre oroa oss för att hålla ordning på våra dokument då MCS tryggt och säkert lagrar dem digitalt.”

E-signering

”Med MCS E-Signering behöver vi inte längre jaga våra kunder för att få underskrifter. Vi skapar dokument, skickar dem till kunden och systemet skickar sedan påminnelser för dokument som ej signerats. När de blivit godkända, lagras de sedan i MCS-rm utan behov av manuella åtgärder. Detta förbättrar våra kundrelationer och kundupplevelsen.”

Delade leveranser

”Att kunna ha all dokumentation och lastlistor automatiskt lagrade i MCS-rm är en stor fördel, både för oss och våra kunder. Vi riskerar inte längre att förlora utrustning ute på jobb tack vare modulen för delade leveranser, då allt spåras från början till slut. Detta innebär att vi kan vara mycket tydligare med kunderna om vad som kommer att levereras, och när.”

Delade leveranser

”Implementeringsprocessen har varit oerhört enkel och smidig, med vägledning av kunning personal från MCS genom varje steg. Teamet finns alltid till hands om vi har frågor och vi uppskattar att de arbetar proaktivt för att säkerställa att vi får ut högsta möjliga mervärde ur systemet.”

Samarbete

”Vår kunderfarenhet från MCS är enbart positiv. De är ärliga och öppna, och vi känner att vi har ett starkt samarbete där båda parter kan lära av varandra.”

Fördelarna

Sedan de använt MCS-rm har Trafalgar Hyrtält kunnat:

  • Spara minst 10 minuter per avtal vid fakturering.
  • Tillhandahålla elektroniska signaturer av dokument på ett enkelt och snabbt sätt, vilket spar tid vid avtalshantering.
  • Fokusera mer på sina kunder tack vare automatiserade processer i MCS-rm.
  • Stärka kundupplevelsen genom tydlig översikt och förbättrad dokumenthantering.

”MCS har gett oss möjligheten att växa, och att fokusera mer på våra kunder och deras behov.”

Trafalgar Marquees

Moduler och funktionalitet som används:

CRM

Översiktspaneler och Business Intelligence

Dokumenthantering

Inköp