Zeitfresser 1: Administration, die später nachgearbeitet werden muss

In arbeitsintensiven Phasen geht es vor allem darum, den Vermietbetrieb am Laufen zu halten. Mietmaterial muss rechtzeitig bereitstehen, Kunden müssen betreut und Änderungen schnell umgesetzt werden. Eine Mietzeitverlängerung, zusätzliche Lieferung oder ein Transport wird dabei nicht immer sofort im Auftrag erfasst. Wenn es wieder etwas ruhiger wird, muss die fehlende Administration nachgeholt werden.

Dann beginnt die Suche: Was hat sich während der Mietperiode tatsächlich geändert? Welche zusätzlichen Kosten müssen noch berücksichtigt werden – für weiteres Mietmaterial, Transport, Schäden, Reinigung oder andere Serviceleistungen?

Je mehr Informationen über E-Mails, Arbeitsaufträge und lose Notizen verteilt sind, desto mehr Zeit kostet es, den Vorgang im Nachhinein vollständig zu machen. Mit einer Vermietsoftware lassen sich Änderungen, Mietzeitverlängerungen, zusätzliche Lieferungen und weitere Kosten direkt dem entsprechenden Auftrag zuordnen. So bleibt die Verwaltung auf dem aktuellen Stand und bildet die tatsächlichen Vorgänge während der Mietperiode ab.

Das Ziel ist nicht, nachträgliche Korrekturen schneller zu erledigen. Entscheidend ist, möglichst zu vermeiden, dass diese Nacharbeiten überhaupt entstehen.

Zeitfresser 2: Unklarheit über Standort und Status des Mietmaterials

Maschinen und Geräte sind ständig in Bewegung. Sie stehen beim Kunden, sind auf dem Weg zu einem anderen Standort oder bereits wieder auf dem Betriebshof. Gerade in arbeitsintensiven Phasen kann es schwierig sein, all diese Bewegungen genau nachzuverfolgen. Bis plötzlich die Frage kommt: „Wo steht die Maschine eigentlich?“

Dann beginnt die Suche. Die Disposition wird geprüft, ein Kollege wird angerufen und vielleicht muss auch beim Kunden nachgefragt werden. Für eine einzelne Maschine scheint das vielleicht kein großer Aufwand zu sein. Wenn sich diese Situation jedoch jede Woche wiederholt, summiert sich der Zeitaufwand schnell.

Wenn Standorte, Transporte und Status zentral erfasst werden, ist jederzeit ersichtlich, wo sich eine Maschine befindet und welchen aktuellen Status sie hat. Mit mobilen Vermietlösungen können Mitarbeiter Informationen zudem direkt vor Ort aktualisieren.

So wird nicht nur sichtbar, wo sich die Maschinen und Geräte befinden, sondern auch, was tatsächlich für die nächste Vermietung verfügbar ist.

Zeitfresser 3: Rückläufer, die nicht schnell wieder in die Vermietung kommen

Wenn eine Maschine von einem Einsatz zurückkommt, scheint der Auftrag zunächst abgeschlossen zu sein. Intern beginnt dann aber oft die nächste Arbeit. Das Gerät muss kontrolliert und gereinigt werden. Je nach Zustand muss es außerdem gewartet, repariert oder geprüft werden. Manchmal fehlt etwas oder es wurde ein Schaden festgestellt.

Solange nicht klar ist, was mit der Maschine als Nächstes passieren soll, steht sie für die nächste Vermietung nicht zur Verfügung.

Das kann schnell zu unnötigen Standzeiten führen. In Werkstatt und Disposition fehlen die nötigen Informationen, während die Verwaltung später noch klären muss, was bei der Rückgabe passiert ist.

Mit digitalen Rückgabeprozessen können Mitarbeiter die Informationen direkt bei der Rückgabe erfassen – inklusive Fotos, Bemerkungen und Schäden. Anschließende Arbeiten können direkt an die zuständigen Teams weitergegeben und eingeplant werden.

So stehen Maschinen und Geräte nicht länger als nötig still, und jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.

Zeitfresser 4: Vermietdaten ohne direkten Überblick

Nach einer arbeitsintensiven Phase lohnt sich ein Blick auf die vergangenen Vermietungen. Welche Maschinen waren besonders häufig im Einsatz? Welche standen dagegen regelmäßig still? Und welche Produktgruppen oder Kunden haben den größten Anteil am Umsatz?

Die Antworten finden sich meist schon in den vorhandenen Vermietdaten. Sie zusammenzutragen, kann allerdings viel Zeit kosten – insbesondere wenn die Informationen über verschiedene Dateien und Systeme verteilt sind.

Mit Reports und Auswertungen können Vermieter ihre Vermietdaten gezielt auswerten. So lassen sich unter anderem Umsatz, Auslastung, Vermietaktivität und Maschineneinsatz analysieren. Dadurch werden Muster sichtbar und es lässt sich schneller erkennen, wo Potenzial besteht oder wo es im Vermietgeschäft Engpässe gibt.

Auch KI-gestützte Funktionen können dabei helfen, Fragen zu den eigenen Unternehmensdaten schneller zu beantworten. Denn die eigentliche Frage beginnt oft erst, wenn die Zahlen vorliegen: Was sagen sie aus?

Diese Erkenntnisse sind nicht nur für den Rückblick interessant. Sie können auch dabei helfen, Wartung, Disposition und zukünftige Kapazitäten besser zu planen.

Zeitfresser 5: Die nächste Hochphase datenbasiert planen

Der Herbst ist ein guter Zeitpunkt, um nach vorne zu schauen. Nicht jeder Vermieter hat seine Hochphase zur gleichen Zeit. Die Fragen sind aber oft ähnlich: Wo gab es Engpässe? Welche Maschinen oder Geräte müssen ersetzt werden? Und wo wird im nächsten Jahr zusätzliche Kapazität gebraucht?

Wenn solche Entscheidungen vor allem auf Erfahrung und Bauchgefühl beruhen, fehlt schnell der vollständige Überblick.

Historische Vermietdaten können dabei helfen. Wer sich zum Beispiel Auslastung, Vermiethäufigkeit, Umsatz und Wartungsaufwand anschaut, bekommt ein besseres Bild davon, wie sich der eigene Mietpark tatsächlich entwickelt.

Das schafft eine bessere Grundlage für Entscheidungen rund um Investitionen, Kapazitätsplanung, Wartung und die Verwaltung des Mietparks.

So ist der Herbst nicht nur die Zeit, um die vergangene Hochphase auszuwerten. Er bietet auch die Möglichkeit, sich gezielt auf die nächste arbeitsintensive Zeit vorzubereiten.

Zeit gewinnen beginnt nicht erst im Herbst

Viele Zeitfresser, die nach einer arbeitsintensiven Phase auffallen, entstehen schon vorher. Informationen werden nicht direkt erfasst, Rückläufer nicht vollständig dokumentiert und Vermietdaten sind über verschiedene Systeme und Dateien verteilt. Später entsteht daraus zusätzlicher Aufwand.

Die größte Zeitersparnis liegt deshalb nicht nur darin, Rückstände abzuarbeiten, sondern sie von Anfang an zu vermeiden.

Mit MCS Rental Software lassen sich die zentralen Prozesse der Vermietung miteinander verbinden – vom Auftrag und der Disposition über Rückgabe und Wartung bis hin zur Abrechnung. So stehen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung und können direkt dort genutzt werden, wo sie gebraucht werden.

Der Herbst ist ein guter Zeitpunkt, um die eigenen Vermietprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen: Wo geht im Tagesgeschäft Zeit verloren? Welche Abläufe lassen sich einfacher gestalten? Und wo kann Software dabei unterstützen, den Überblick zu behalten?

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie MCS Rental Software Sie dabei unterstützen kann, mehr Überblick über Rückläufer, Disposition, Wartung und Vermietdaten zu gewinnen.