Niesen: Erfolgsgeschichte

Hauptvorteile

• Bessere Nachverfolgung in der Containervermietung durch die Zuordnung von Zubehör zu Hauptcontainern
• Präzisere Bestandsüberwachung für eine präzise Verfügbarkeitskontrolle von Mietcontainern
• Automatisierte Rechnungsstellung ermöglicht eine deutliche Einsparung von Zeit, Papier und Versandkosten.
• Verbesserter Kundenservice durch die Einsicht von Details und Verfügbarkeit der Mietcontainer für Kunden
• Die Zentralisierung der Abläufe ermöglichte ein Bestandswachstum von 30 %, ohne zusätzliches Personal einzustellen
• Berichte sowie die Verfolgung von Anschaffungs- und Wartungskosten liefern klare Einblicke und unterstützen fundierte Entscheidungen

Die Herausforderung

Niesen System Logistik startete 2016 ihre Container- und Fahrzeugvermietung. Durch stetiges Wachstum und gezielte Investitionen in den Mietfuhrpark stieg der Bedarf an einer effizienten Lösung zur Verwaltung der Mietprozesse. Vor der Zusammenarbeit mit MCS wurden die Mietgeräte über mehrere Systeme verwaltet, was die Abläufe erschwerte und die Effizienz begrenzte.

Einer der Hauptgründe für den Systemwechsel war die bessere Verwaltung des Zubehörs zu jedem Mietgerät. Zuvor mussten alle Zubehörteile manuell erfasst werden, da sie im alten System nicht sichtbar waren. Häufig war daher unklar, wo sich welches Zubehör während der Vermietung befand. Mit MCS behält Niesen nun jederzeit den Überblick über sämtliche Zubehörteile – für eine reibungslose Abwicklung und besseren Service für die Kunden.

Das Unternehmen legt großen Wert auf exzellenten Kundenservice und darauf, flexibel auf die Bedürfnisse seiner Kunden zu reagieren. Um die Kontrolle und Transparenz über die Mietcontainer zu verbessern, sollte ein fortschrittliches Bestandsmanagementsystem eingeführt werden – zugleich wollte man die Rechnungsprozesse automatisieren, um den Aufwand im Tagesgeschäft zu reduzieren

Niesen suchte nach einem System, um alle Prozesse vollständig zu digitalisieren, die Effizienz zu steigern und zukünftiges Wachstum zu erleichtern. Zudem plant das Unternehmen die Einführung eines Webshops, um den Kundenservice weiter zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Die Lösung

Durch die Zusammenführung aller Prozesse in ein benutzerfreundliches System konnte Niesen seine Produktivität deutlich steigern und den Mehrwert für seine Kunden erhöhen. Über das Online-Portal des Unternehmens, das direkt mit MCS-rm verknüpft ist, können Kunden jederzeit das Mietangebot einsehen und die Verfügbarkeit der Geräte prüfen.

Umsetzung

„Das MCS-Team hat das System an unsere Bedürfnisse angepasst, um sicherzustellen, dass alle unsere Anforderungen erfüllt wurden. Unser Ansprechpartner war jederzeit verfügbar und hilfsbereit.“

Bedienkomfort

„Am Anfang war’s natürlich eine kleine Umstellung – ein neues Programm, alles ist erstmal ungewohnt. Aber sobald man die Grundfunktionen verstanden hat, merkt man schnell, wie einfach das System eigentlich ist. Bei der Schulung der Kollegen hat sich dann gezeigt, wie leicht sich Aufgaben erledigen lassen: Angebot schreiben, auf einen Knopf klicken, Vertrag und Rechnung erstellen – und das alles extrem schnell. Da hatten wir wirklich diesen Aha-Moment, wo man merkt: Das geht richtig schnell und unkompliziert.“

Rechnungen

„Mit der Stapelrechnungsfunktion können wir rund 500 Verträge pro Monat automatisch mit nur einem Klick bearbeiten. Sobald wir die Stapelverarbeitung starten, werden die Rechnungen erstellt und direkt an die Kunden nach deren bevorzugtem Kommunikationsweg versendet. Von den rund 450 Rechnungen pro Monat werden derzeit 448 per E-Mail verschickt, die übrigen zwei, die an Privatkunden gehen, per Post. Früher dauerte die monatliche Abrechnung einen ganzen Tag – heute sind es nur noch 15 Minuten.“

Warum MCS?

„Wir waren der Meinung, dass der Funktionsumfang von MCS am Besten zu unseren Prozessen und Anforderungen an ein neues System gepasst haben. Das modern Erscheinungsbild und die Komplettlösung alle Prozesse in einem System zu vereinen war der ausschlaggebende Punkt.“

Verbesserter Kundenservice

„Außerdem ist unser Service gegenüber unseren Kunden gestiegen. Nicht nur können unsere Kunden das gesamte Produktsortiment in unserem Online-Portal einsehen, sondern wir können auch Angebote und Bestellbestätigungen mit allen erforderlichen Informationen in nur wenigen Klicks versenden. Gleiches gilt auch bei der Kündigung eines Mietverhältnisses. Hier können wir mit wenigen Klicks die Abholung des Mietgegenstandes im System erfassen und dem Kunden ebenfalls auf Knopfdruck eine Kündigungsbestätigung zukommen lassen. Dadurch entfällt der Bedarf an schriftlichen Bestätigungen und manuellen Versandvorgängen. Der Prozess wird jetzt ohne großen Aufwand abgewickelt.“

Besseres Bestandsmanagement

Die Containervermietungs- und Fahrzeugsparte von Niesen System Logistik wurde 2016 ins Leben gerufen. Ein kontinuierliches Wachstum und Investitionen in den Mietfuhrpark führten dazu, dass nach einer effizienteren Lösung zur Verwaltung der Vermietungsprozesse gesucht wurde. Vor der Kontaktaufnahme mit MCS verwaltete Niesen seine Vermietung über verschiedene Systeme, was es schwieriger machte, die Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten.

„Da das Zubehör nun mit dem Hauptartikel verknüpft ist, wissen wir jederzeit welches Zubehör bei welchem Kunden ist. Früher mussten wir jedes Zubehörteil manuell eingeben, da sie in unserem System nicht sichtbar waren. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, die Bestände nachzuverfolgen und können sicherstellen, dass wir jederzeit lieferfähig sind.“

Erhöhte Skalierbarkeit und Effizienz

„Wir haben über 100 neue Bürocontainer in unseren Mietpark aufgenommen – eine Erweiterung um rund 30 %. Hinter jedem Container steckt ein kompletter Prozess: Auslieferung, Abholung, Angebot und Auftrag. Trotz dieses Wachstums konnten wir mit derselben Personenzahl im Büro weiterarbeiten. Durch MCS ist alles einfacher geworden – und dadurch sind wir extrem effektiv geworden.“

Berichtswesen und Analysen

„MCS Rental Software bietet uns umfangreiche Auswertungs- und Analysefunktionen. Wir können Anschaffungskosten im Blick behalten, die komplette Miethistorie unserer Container einsehen und Reparaturkosten überwachen. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, detaillierte Berichte über Containervermietungen, Kundengruppen und Marktaktivitäten zu erhalten – so behalten wir jederzeit den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen.“