En todas las empresas del sector de alquiler la digitalización es un tema clave. Cuando nos referimos especialmente al alquiler de maquinaria con operador, hay una tendencia a cambiar la manera en que los alquiladores pueden digitalizarse y trabajar de manera más eficiente. Ya sea mediante la asignación de horarios, la creación y envío del registro digital de horas, y la capacidad de facturar otros conceptos (horas extras, etc.), los alquiladores no solo mejoran sus procesos internos sino que brindan un mejor servicio.
Registro de Entrada/Salida
Con la posibilidad de registrar el horario de entrada y salida, se logra tener una visión general de los turnos de toda la plantilla (hora de comienzo y fin). Al poder incluso almacenar la posición GPS y vincularla a la hora de entrada y salida, se logra una mayor precisión de tiempos utilizados, llevando a una mejor gestión de tiempos de toda la plantilla.
Ahora los alquiladores pueden tener más flexibilidad para gestionar solicitudes cumpliendo puntualmente los horarios y gestionar cambios de última hora, teniendo la capacidad de modificar los turnos desde una aplicación móvil.
Esta funcionalidad cambia por completo la manera en la cual las comunicaciones de disponibilidad o cambio de horario se realizaban a través de correo electrónico y se informaba a los empleados sobre cualquier cambio en su horario.
Aprovechándose de las soluciones móviles, los turnos pueden aceptarse o rechazarse al momento en tiempo real y desde el móvil, lo que permite a los alquiladore adaptarse a los requisitos cambiantes y ser más ágiles en la gestión de trabajos nuevos o de última hora.
Facturación
La facturación puede ser uno de los procesos más laboriosos y uno de los que consume más tiempo, pero gracias al registro digital de horas y las soluciones móviles, el proceso de facturación se traduce en algo más sencillo.
Entre los beneficios del uso del registro digital de horas está la alineación entre alquiladores y clientes, que evitan malentendidos acerca de los horarios; también permite agilizar los pagos y por tanto mejora el flujo de efectivo. Cuando un trabajo se completa, los operadores pueden enviar automáticamente su registro de horas, y ser aprobados por el jefe de la obra o el administrador. Una vez que cada responsable autoriza y firma el registro de horas de sus empleados, éstos se adjuntan directamente en las facturas.
La gestión automatizada de horas y facturación elimina los inconvenientes y riesgos de cometer errores en el registro manual, además de aliviar significativamente los tiempos de proceso.
Eficiencia
Con una solución de planificación de recursos, los alquiladores se aseguran de asignar a cada tarea el personal debidamente cualificado. El mantenimiento y la actualización de las cualificaciones y certificaciones es vital para lograr una mayor eficiencia.
En cuanto a la disponibilidad de datos de ubicación GPS, ello facilitará a los técnicos encontrar los equipos en el sitio de forma rápida y sencilla. La información del GPS se guarda en el sistema y queda disponible y accesible a los operadores a través de sus aplicaciones móviles.
Desde el punto de vista de la seguridad, los técnicos pueden registrar en sus móviles cualquier defecto encontrado en la máquina en reparación, lo que significa que esta información queda almacenada antes de que otra persona comience a trabajar. La progresión, así como la historia, puede ser leída claramente por cualquier persona que tenga un contacto con el equipo. Contar con el histórico de reparaciones, evita rehacer un trabajo si es que el mismo ya ha sido completado.
Las listas de verificación son la manera perfecta de garantizar que los operadores tengan todos los accesorios necesarios para operar con seguridad.
Así mismo el Portal de Clientes de MCS se puede utilizar para consultar y descargar guías de usuario, lo que mejora la eficiencia y la seguridad del sistema.
Muchas empresas de alquiler dependen de procesos de organización basados en papel. El registro digital de horas y las soluciones móviles permiten a las empresas administrar sus equipos de manera más eficiente y reaccionar rápidamente a los diferentes requisitos.