Es kann eine Herausforderung und auch zeitaufwendig sein, Angebote und Verträge auf gewöhnlichem Wege zu unterzeichnen und von den Kunden genehmigt zu bekommen. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Sie Ihr Unternehmen schützen, indem Sie sicherstellen, dass Standardprozesse niemals übersehen werden, dass Vereinbarungen sofort genehmigt werden können und rechtsverbindlich werden. Auf diese Weise können Sie das Risiko minimieren, dass Ihre Kunden Sie nicht für von Ihnen gelieferte Geräte und Dienstleistungen bezahlen - ganz gleich, wie dringend Ihre Kunden die Geräte zu diesem Zeitpunkt benötigen.
Es ist jedoch nicht nur die Zeit, die ein Hindernis darstellen kann, wenn es darum geht, Dokumente unterschreiben zu lassen. Viele Ihrer Kunden arbeiten möglicherweise vor Ort oder haben keinen unmittelbaren Zugang zu Druckern. Das bedeutet, dass das Drucken, Unterschreiben und Scannen eines Dokuments für Sie einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeutet und unnötige Verzögerungen verursachen kann.
Was ist also der Vorteil der elektronischen Unterschrift?
Mit einer E-Signatur-Lösung können Sie es Ihren Kunden ermöglichen, ein Angebot oder einen Vertrag per Mausklick zu unterschreiben und ihm zuzustimmen, ohne dass sie manuell etwas unterschreiben müssen. Eine Lösung für die elektronische Unterschrift bedeutet, dass Ihre Kunden in Sekundenschnelle eine formelle Vereinbarung mit Ihnen treffen können, was Zeit und Papier spart und gleichzeitig sicherstellt, dass es einen elektronischen Dokumentenpfad mit den von beiden Parteien erwarteten Informationen gibt.
Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer physischen Unterschrift?
Die E-Signatur-Lösung ist die gleiche, wenn nicht sogar besser als eine physische Signatur. Viele Anbieter von elektronischen Signaturen bieten rechtsverbindliche Signaturlösungen an, so dass Sie ein offizielles Dokument zur Hand haben, wenn Sie jemanden für Leistungen aus dem Vertrag zur Verantwortung ziehen müssen.
Elektronische Signaturen sind auch fälschungssicher, so dass Sie wissen, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Wo handschriftliche Unterschriften leicht gefälscht werden können, sind elektronische Signaturen verschlüsselt und sicher, so dass nichts schief gehen kann.
Wohin geht ein elektronisch signiertes Dokument?
In den meisten manuellen Systemen wird ein PDF-Dokument als Anhang per E-Mail zwischen Ihnen und Ihrem Kunden hin- und hergeschickt, und Sie wissen, dass Sie ein zurückgeschicktes signiertes Dokument (falls Sie eines erhalten) in Ihrem Posteingang erwarten können. Bei einem elektronisch signierten Dokument ist das nicht unähnlich. Sie können ein Dokument zur Genehmigung und Unterzeichnung über Ihren Mietvertrag senden, und wenn dieser unterschrieben ist, wird dieser wieder an der richtigen Stelle in Ihrem System ankommen. Sie können sogar Benachrichtigungen erhalten, um Sie darüber zu informieren, dass dies geschehen ist, und Ihre Kunden können eine signierte Kopie automatisch per E-Mail zurückgeschickt bekommen.
Wie einfach sind E-Signaturen zu verwenden?
Noch einfacher als physische Unterschriften! Selbst die am wenigsten technisch versierten Personen verwenden elektronische Signaturen auf der ganzen Welt. Mit der richtigen Lösung sind Sie in der Lage, digitale Signaturen auf jedem Gerät und Browser anzubieten, und zwar mit einem intuitiven und leicht verständlichen Schritt-für-Schritt-Prozess, der nur wenige Sekunden dauert, bis das Dokument signiert ist.
Mit der richtigen Lösung für elektronische Signaturen können Sie also sicherstellen, dass Sie nicht nur einen ausgezeichneten Kundenservice bieten, den Papierverbrauch reduzieren und Ihre Geschäfte effizienter abwickeln. Sie stellen auch sicher, dass Sie immer rechtsverbindliche Verträge mit Ihren Kunden haben und so gewährleisten, dass beide Parteien für das Vereinbarte verantwortlich sind.
Wenn Sie mehr über unsere elektronischen Signaturen, MCS E-Sign, erfahren möchten, setzen Sie sich mit dem MCS-Team in Verbindung und wir zeigen Ihnen unsere Lösung mit allen ihren Modulen.