Die Herausforderung

Bigman wurde ausgebremst durch ein Legacy-System, mit eingeschränkter Funktionalität, unflexibel und aufgebaut auf einer einfachen Datenbank und Tabellenkalkulationen. Ohne Kontrolle über die Benutzerberechtigungen könnten die Bestandsmengen versehentlich überschrieben werden, was die Daten zu Ihren Lagerbeständen unzuverlässig macht. Ungenaue Daten behinderten sie darin ihr zukünftiges Wachstum zu planen.

Die Lösung

Die Wahl fiel auf MCS Rental Software und nach einigen Monaten war das Unternehmen soweit und nutzte die Vorteile einer neuen mobilen App für deren Fahrer. 

Elektronische Rechnungstellung

Früher haben wir Rechnungen einzeln erstellt, was wirklich zeitaufwendig war. Deshalb gefällt uns, wie einfach es ist, einen Stapel von Rechnungen in MCS zu erstellen und sie mit einem Klick in unser Buchhaltungssystem zu exportieren. Wir schätzen, dass wir den Zeitaufwand für die monatliche Rechnungserstellung um 50 % reduziert haben.

Wir verwenden MCS XML Fakturierung, die von einem Dritten gesendet und verifiziert wird. Damit haben wir nun den Nachweis, dass die Rechnung zugestellt wurde, so dass es nie zu Streitigkeiten kommt. Seit der Einführung der digitalen Rechnungsstellung sind unsere Papier- und Druckkosten deutlich niedriger.

Transport Mobil

Wenn uns ein Kunde mitten am Tag anruft und uns bittet, eine Abholung zu arrangieren, musste der Fahrer zum Depot zurückkehren, um die richtigen Unterlagen zur Unterschrift zu holen. Jetzt, mit Transport Mobile können wir die Abholaufträge direkt an das Smartphone der Fahrer senden. Es fügt sie automatisch zu ihrer Route hinzu und sie können dann die Unterschrift direkt auf ihrem mobilen Gerät erfassen. Das alles bedeutet, dass wir Zeit und Papierkram sparen und unsere Kunden gleichzeitig zufrieden stellen können.

Werkstatt

Bei der Bestellung von Ersatzteilen war nie klar, zu welchem Werkstattauftrag sie gehören. Mit MCS können wir Ersatzteile direkt aus dem Werksauftrag bestellen, indem wir eine Bestellung in MCS-rm erstellen und sie so  dem jeweiligen Werkstattauftrag mühelos zuordnen, sobald sie im Lager eintreffen.

Täglicher Terminkalender

Mit einer Aufstellung der täglichen Aufgaben können wir sehen, welche Aufgaben noch ausstehen und wir können direkt in den jeweiligen Vertrag klicken, um herauszufinden, warum. Das spart uns Zeit und bedeutet, dass wir sicherstellen können, dass keine Lieferung oder Abholung verpasst wird und wir die Erwartungen unserer Kunden weiterhin erfüllen.

Implementierung

Was mir an der Implementierung am besten gefallen hat, war, dass ich so viel gelernt habe. Wir waren alle sehr zufrieden damit, wie schnell wir anfangen konnten, Dinge selbst zu erledigen, wie z. B. die Gestaltung unserer eigenen Dokumente.

Es war zu erwarten, dass die Migration von einer älteren Legacy-Lösung einige Probleme mit sich bringen würde, aber MCS half uns, schnell eine Lösung für jedes kleine Problem zu finden, das wir hatten, und half uns dabei, alles erfolgreich umzusetzen.

Beziehung

MCS hat viel Zeit damit verbracht, unser Geschäft vollständig zu verstehen, und wir hatten den Eindruck, dass sie immer bereit waren, für uns einen Schritt weiter zu gehen und immer schnell auf unsere Anfragen reagierten. Ich würde MCS weiterempfehlen, da die Software so flexibel ist und auf höchst professionelle Weise ausgeliefert wurde.

Wir finden die Online-Wissensdatenbank hilfreich, um nützliche Anleitungen zu finden, und wir können selbstständiger sein, ohne darauf angewiesen zu sein, mit jemandem sprechen zu müssen.

MCS ist sehr einfach zu bedienen und wir sind zuversichtlich, dass wir einen Partner gefunden haben, der uns bei unseren Zukunftsplänen unterstützt.

Die Vorteile

Seit der Einführung von MCS-rm konnte Bigman:

• Den Zugriff der Mitarbeiter auf ausgewählte Teile des Vermietungssystems über Berechtigungen steuern
• Den Zeitaufwand für die Erstellung und den Versand von Rechnungen am Monatsende um 50 % reduzieren
• Einen papierlosen Prozess für die Zustellfahrer erreichen, indem Mobilgeräte zur Erfassung von Unterschriften und Ablieferungsnachweisen verwendet werden
• Lernen, wie sie eigene Berichte erstellen und gestalten können, indem sie die während der Implementierung gewonnenen Erfahrungen nutzen
• Mobilanwendung/Apps in den beiden benötigten Sprachen, Deutsch und Italienisch, benutzen