De uitdaging

Portable Space moest investeren in nieuwe software om hun reputatie van uitstekende klantenservice verder te verbeteren en hen in staat te stellen te blijven groeien en innoveren. Het Portable Space team nam een aantal verhuursystemen in overweging, maar de integratie van MCS-rm met Microsoft Outlook, Sage en de CRM-functionaliteit overtuigden het bedrijf.

De oplossing

De oplossing wordt nu gebruikt in het hele bedrijf, inclusief voor het verkoop-, account-, administratie- en werkplaatsteam.

CRM

We merkten dat we een CRM-technologie nodig hadden om ons te helpen bij het beheren van onze klantenkring en het ondersteunen van onze hoge klantenservicenormen. Na een ontmoeting met het MCS-team werden we enthousiast door het vooruitzicht van het werken met een geïntegreerd pakket en kregen we er zin in om verder te gaan met een bedrijf dat aan al onze eisen kon voldoen.

We kunnen nu direct vanuit een offerte een huurovereenkomst opstellen zonder dat we de informatie opnieuw moeten invoeren. Dit levert ons de voordelen op van minder fouten, tijdsbesparing en de vrijmaking van een aantal van onze middelen.

Integratie met Sage

Het importeren van transacties in ons systeem met financiële overzichten verloopt zeer snel en zorgt ervoor dat fouten vrijwel onmogelijk zijn. We kunnen ook garanderen dat eventuele kredietproblemen in een zo vroeg mogelijk stadium worden gespot, wat goed is voor de cashflow.

Gesplitste leveringen

Onze klanten huren regelmatig een aantal cabines die op een enkele offerte en derhalve op één huurovereenkomst staan vermeld. Vanuit het oogpunt van transportlogistiek kan echter meer dan één levering nodig zijn als gevolg van de vrachtwagencapaciteit, en de MCS-rm functionaliteit gaat goed om met deze complexe zaken.

Flexibiliteit

Wij hebben grote waardering voor de steun van de MCS-adviseurs en hebben goed gebruik kunnen maken van onze tijd met hen om tot een volledig inzicht te komen in het systeem en de mogelijkheden daarvan. Dit heeft ons vertrouwen gegeven om zelf wijzigingen aan te brengen in de opzet ervan, indien nodig, maar zonder dat we het gevoel hadden dat we hier alleen in stonden.

Het is goed om te weten dat we nog niet alle mogelijkheden binnen MCS-rm hebben benut, integendeel zelfs. We zullen nieuwe systeemkenmerken kunnen implementeren om ons bedrijf te ondersteunen tijdens de ontwikkeling ervan in de komende maanden en jaren.

De voordelen

Nu Portable Space gebruik maakt van de verschillende functies van MCS-rm, kan het bedrijf:

• Huurovereenkomsten, administratie en facturering consolideren in één gebruiksvriendelijke, geautomatiseerde oplossing.
• Meer dan 1000 verhuurbare cabines en containers volgen en daarnaar verwijzen.
• Automatisch facturen opstellen op maandbasis, wat kostbare personeelstijd bespaart.
• Een uitgebreide bestelgeschiedenis van een klant bekijken, met eerdere offertes en financiële gegevens.
• De klantenservice verbeteren met gedeelde zichtbaarheid van gegevens, waardoor het team onmiddellijk op vragen kan reageren.
• De orderverwerkingstijden met 30% verbeteren.
• CRM gebruiken om klantvragen vast te leggen en onmiddellijke offertes aan te maken, naast gebruikmaken van selectiemiddelen voor marketing en emailcampagnes.
• Precies zien welke items te allen tijde op voorraad zijn, en wanneer retouren verwacht kunnen worden.
• Altijd een offerte maken tegen de huidige huurtarieven met de prijsstructuurfunctie.
• Met gemak nauwkeurige overzichten maken met de Sage-integratie.