De uitdaging

GD Medical Pharma BV runt een bedrijf dat voorziet in medische apparatuur in heel Nederland die gebruikt wordt door patiënten in ziekenhuizen en zorginstellingen. Het bedrijf zocht naar een manier om hun middelen nauwkeurig en efficiënt te volgen en te beheren, terwijl te allen tijde voldaan zou worden aan de strikte medische richtlijnen.

De oplossing

De oplossing MCS kwam op de shortlist terecht met de laatste drie softwareleveranciers na aanbevolen te zijn door een aantal contactpersonen van GD Medical. Door met enkele andere gebruikers van MCS-rm te spreken hoorde GD veel lof over hun verhuursoftware, waarna Mustaffa besloot om hun eigen demo op te zetten. Al heel snel realiseerde GD zich dat MCS het meest geschikt was voor hun behoeften, waarna de implementatie begon.

We hadden strakke deadlines te halen om de software van MCS-up aan de gang te krijgen en met steun van onze accountmanager en het altijd klaarstaande MCS-team waren we binnen zes weken operationeel.

Contracten, activiteiten voor stopzetting van de verhuur en facturen

Wanneer een klant een stuk gereedschap huurt, wordt een contract aangemaakt in MCS-rm. Wanneer dit item wordt geretourneerd, maakt het systeem een ticket aan voor de beëindiging van de verhuur en uiteindelijk de factuur - allemaal via een eenmalige gegevensinvoer. Het systeem zorgt er bovendien voor dat een stuk apparatuur wordt geregistreerd als niet verhuurbaar totdat het wordt teruggezonden naar het depot en weer voor de verhuur beschikbaar is.

Activabeheer

Dankzij de activabeheerfunctionaliteit van MCS-rm kunnen we de beschikbaarheid van onze vloot volgen en met het dagelijkse dagboek beheren we onze leveringen en ophalingen voor de week.

Resource Planner

Benutting is erg belangrijk voor ons. De Resource Planner geeft ons een goed overzicht van de eenheden waarover we beschikken per depot of klantlocatie. Dit betekent dat we kunnen beginnen met een nauwkeurige voorspelling voor de komende maand en ook toezicht kunnen houden op de vraag naar onze verschillende medische producten.

Workflow

Workflow helpt ons verzekeren dat wij de strikte processen en procedures naleven en er niets over het hoofd wordt gezien. De gedurende het hele jaar verzamelde gegevens helpen ons onze jaarlijkse controles te doorstaan en te voldoen aan de strenge wettelijke nalevingsverplichtingen.

Overdrachten tussen locaties

Met meer dan 200 beheerde klantlocaties in Nederland is het belangrijk dat we onze voorraad kunnen verplaatsen naar waar de vraag is. Dit vermindert niet alleen de hoeveelheid materieel die niet wordt gebruikt, maar helpt ook de voorraadcirculatie te verbeteren om ervoor te zorgen dat we het meeste halen uit elk bedrijfsmiddel en dat bepaalde producten niet te weinig worden gebruikt.

Financiële integratie in Exact Online

In staat zijn om onze financiële opbrengstengegevens elke maand naar Exact Online te exporteren bespaart ons tijd en dubbel werk.

Verslaglegging

We kunnen nu onze eigen rapporten ontwerpen met de tool voor verslaglegging. Deze verslagen worden dagelijks gebruikt in ons bedrijf en bieden ons de mogelijkheid om prognoses te maken voor de toekomst, toezicht te houden op KPI's en ons verkoopteam in staat te stellen gerichter te werken en strategischer beslissingen te nemen.

Werkbon App

De Werkbon App helpt ons om onze medische apparatuur in perfecte staat te houden. Het is een geweldig hulpmiddel voor ons om de naleving te garanderen van strikte richtlijnen ten aanzien van schoonmaakprocessen en controlepunten voor geretourneerd verhuurmaterieel. Elke stap van het proces wordt afgetekend door middel van een workflow, wat een duidelijk controletraject van incidenteel en periodiek onderhoud achterlaat.

De voordelen

Sinds MCS-rm in gebruik genomen te hebben ondervindt GD Medical meer efficiëntie in al zijn verhuuractiviteiten. Het bedrijf kijkt ernaar uit om te beginnen met het gebruik van nog meer modules en oplossingen die MCS te bieden heeft, waaronder:

• Inkooporderverwerking
• Documentbeheer
• Streepjescodescanning